¿Que debo saber para utilizar GnuCash?
El programa es bastante intuitivo y usa una terminología mas sencilla, en lugar de los típicos debe y haber hay sinónimos mas acordes a la dinámica de las cuentas, Para manejar GnuCash puede ser de ayuda tener nociones de contabilidad, pero esto no es del todo imprescindible. Con solo conocer estos conceptos basta para hacerlo:
Conceptos de Contabilidad
Activos: es el conjunto de bienes materiales y derechos (títulos valores como acciones, bonos, etc) o dicho de forma mas simple todo lo que poseamos que tenga un valor monetario o pueda venderse para convertirse en dinero.
Pasivos: Son las obligaciones o deudas adquiridas a terceros que están pendientes de pago.
Partida doble: Es la base del sistema utilizado en la contabilidad, básicamente consiste en que cada cuenta tiene otra como contra partida en un movimiento, dicho de forma mas simple lo que entra en algún lado debe salir de otro.
Ejemplo: gastamos $50000 en ropa pues debemos anotar $50000 en la cuenta "ropa" que esta en gastos, pero el dinero que utilizamos para comprar debió salir de algún lado, suponiendo que pagamos en efectivo entonces debemos anotar que salio de "metálico" que esta en Activo.
Conceptos del programa
Plan de cuentas: son los "paquetes" de cuentas que tiene el programa, según el uso que le vayamos a dar.
Descuadre: es un error que consiste en no colocar la contrapartida de una cuenta cuando hacemos un movimiento, en este caso el programa nos avisa para que lo arreglemos.
Instalación y Primeros pasos en GnuCash
Lo primero que hacemos es descargar e instalar GnuCash, en caso de usar Windows hay que ir a la página y descargar la versión correspondiente, en GNU/Linux es mucho mas fácil ya que esta en los repositorios de la mayoría de las distribuciones.
Instalación
El proceso de instalación es muy sencillo pero es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Moneda: tendremos que escoger de la lista el tipo de moneda con el que vamos a trabajar.
Escoger el plan de cuentas: tendremos que escoger entre los "paquetes" de cuentas el que mas se adapte acerque a nuestras necesidades. La mayoría de las veces basta con dejar el paquete de "cuentas comunes" que viene seleccionado por defecto, en cualquier caso podremos agregar mas cuentas a medida que las vayamos necesitando.
Balances de apertura: En la ventana que viene podemos ingresar los saldos de apertura que tendrán nuestras cuentas, lo mas probable es que ya tengamos saldos que ingresar a menos que comencemos a utilizar Gnu cash el primer día de nuestra vida productiva ;-)
Después de esto nos aparecerán las cuentas del plan que seleccionamos ya listas para empezar a trabajar y conviene que lo primero que hagamos sea guardar el archivo en el que estamos trabajando.
Primeros pasos
Como contabilizar un ingreso: Supongamos que vamos a contabilizar un ingreso como salario por $500000, lo primero que hay que hacer es identificar la cuenta donde se debe poner el movimiento, en este caso seria en ingresos - sueldo, después de identificada la cuenta la abrimos y agregamos en descripción algún detalle que resaltar del movimiento, después en transferir, escogemos metálico, suponiendo que el pago fue en efectivo, por ultimo insertamos el valor en ingreso y guardamos el asiento.
Después de esto podemos ir a activos "metálico" y comprobar que la cantidad se haya transferido.
Como contabilizar un gasto: En lo único que difiere el proceso en cuanto a contabilizar un gasto es en la cuenta donde se va a ingresar la cantidad, supongamos que vamos a ingresar un gasto de $50000 en ropa, entonces buscamos la cuenta que corresponda, que en este caso es "ropa" que esta en gastos - ropa, la abrimos, en descripción escribimos algo que consideremos que debamos recordar de la transacción, en transferencia escogemos "metálico" suponiendo que la compra fue hecha en efectivo, luego en gasto ingresamos la cantidad y guardamos el asiento.
Si nos fijamos detenidamente podemos darnos cuenta que esta vez tuvimos que ingresar la cantidad en la casilla opuesta a la que usamos en los ingresos, esto es por que en contabilidad cada cuenta tiene su propia "dinámica" según el grupo al que pertenece, es decir cada grupo de cuentas tiene una especie de reglas que hay que aprender para poder usarlas pero gracias a la nomenclatura que adopta GnuCash en este sentido, hace que prácticamente no necesitemos conocer dicha dinámica.
Si bien estas son las funciones mas básicas de GnuCash, son suficientes para comenzar a poner en orden las finanzas domesticas o de un pequeño negocio, podemos comenzar contabilizando los ingresos y los gastos e ir utilizando funciones mas avanzadas a medida que las primeras se vayan quedando cortas.
GnuCash es una herramienta mucho mas poderosa de lo que puede parecer a simple vista, tiene funciones para hacer presupuestos, estadísticas, gráficos, de facturación, libros contables, etc, que fácilmente puede proporcionarnos información suficiente para tomar decisiones importantes.
